Im Auftrag unterschreiben: Alles zur i.V., i.A. und ppa. Unterschrift
In unserem Ratgeber erfährst du die Unterschiede zwischen “in Vollmacht”, “im Auftrag” und der ppa. Unterschrift und deren rechtliche Konsequenzen.
Stell dir folgendes Szenario vor: Es ist Freitag, kurz vor dem Feierabend – da bittet dich ein*e Kolleg*in noch dringend ein wichtiges Dokument oder eine Lieferung im Auftrag zu unterschreiben, weil er*sie bereits im Zug Richtung Wochenende sitzt – und du bist die einzige Person im Büro. Deine Gedanken drehen sich: Darf ich das? Wie mache ich das richtig? Und welche Haftung übernehme ich mit meiner Unterschrift überhaupt?
Diesen und weiteren Fragen erläutern wir in unserem Ratgeber – hier erfährst du die Unterschiede zwischen in Vollmacht, im Auftrag und der ppa. Unterschrift und welche rechtlichen Konsequenzen diese Signaturen mit sich bringen.
Bitte beachte jedoch: Die Informationen in diesem Artikel dienen nur der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine rechtliche Beratung. Für rechtssichere Auskünfte wende dich bitte an eine*n qualifizierte*n Rechtsanwält*in.
Was bedeutet es, im Auftrag zu unterschreiben?
Im Auftrag unterschreiben bedeutet, dass du ein Dokument nicht in deinem eigenen Namen, sondern im Namen und auf Weisung einer anderen Person oder Firma unterzeichnest. Es ist ein gängiges Verfahren in der Geschäftswelt, das dann zum Einsatz kommt, wenn die eigentlich zur Unterschrift befugte Person aus irgendeinem Grund nicht verfügbar ist – beispielsweise durch Krankheit oder Urlaub. Durch das Unterschreiben im Auftrag übernimmst du die Rolle einer Mittelsperson, die die Intentionen des*der eigentlichen Unterzeichner*in zum Ausdruck bringt und rechtlich bindende Erklärungen in dessen*deren Namen abgibt.
Wichtig ist dabei, dass du eine offizielle Berechtigung bzw. eine Vollmacht hast, welche die Aktion legitimiert. Sowohl das Handeln als auch die Unterschrift müssen dabei immer im Interesse der Person oder des Unternehmens sein, für die oder das du unterschreibst.
Wenn es um das Unterschreiben im Auftrag geht, sind folgende Abkürzungen von Bedeutung, die jeweils unterschiedliche Nuancen der Bevollmächtigung ausdrücken:
i.A. (im Auftrag)
i.V. (in Vollmacht)
ppa. (per procura autoritate)
Die unterschiedlichen Arten, um im Auftrag zu signieren
i.A. (im Auftrag) vor Unterschrift
Die Abkürzung "i.A." steht für "im Auftrag" und wird verwendet, wenn du als Vertretung für jemand anderen handelst und ein Dokument unterschreibst. Diese Form der Unterschrift wird typischerweise in der alltäglichen Geschäftskorrespondenz verwendet. Mit "i.A." signalisierst du, dass du befugt bist, im Namen der verhinderten Person zu handeln, wobei deine Handlungsmacht auf die konkrete Aufgabe oder Transaktion beschränkt ist. Die Verwendung von "i.A." zeigt auch, dass du zwar verantwortlich für die korrekte Übermittlung der Erklärungen bist, aber nicht die juristische Last der Verantwortlichkeit trägst – diese bleibt bei der Person oder dem Unternehmen, deren Interessen du vertrittst.
i.V. (in Vollmacht) vor Unterschrift
Der Zusatz "i.V." steht für "in Vollmacht" – und nicht, wie häufig angenommen wird, „in Vertretung“! Dieses Kürzel wird dann genutzt, wenn du explizit durch eine Vollmacht dazu autorisiert wurdest, gewisse Verträge oder rechtsgeschäftliche Handlungen vorzunehmen. Im Gegensatz zum Signieren "i.A." zeugt das Unterzeichnen "i.V." von einer größeren Verantwortung und umfassenderen Befugnissen innerhalb bestimmter, klar definierter Grenzen, die durch die erteilte Vollmacht gesetzt sind. Diese Vollmacht muss von der Person oder Firma, die du vertrittst, explizit erteilt werden und kann verschiedene Arten von Entscheidungen und Geschäften abdecken.
ppa. (per procura autoritate) vor Unterschrift
"ppa." ist die Abkürzung für das lateinische "per procura autoritate" und bedeutet, dass du als Prokurist*in handelst – eine Person also, die durch die sogenannte Prokura die weitreichende Befugnis erhalten hat, im Namen und für das Handelsregister eingetragene Firma zu agieren. Diese Prokura ermächtigt dich, nahezu alle Arten von rechtlichen Erklärungen, die den Geschäftsbetrieb des Unternehmens betreffen, abzugeben und zu unterzeichnen. Die einzige Ausnahme besteht bei Grundstücksgeschäften – hier bedarf es einer gesonderten Befugnis. Die Prokura ist eine umfangreiche Vollmacht, die auch im Handelsregister eingetragen wird.
Unterschiede zwischen den einzelnen Unterschriften
Die unterschiedlichen Arten, im Auftrag zu signieren, reflektieren das Maß an Vertrauen und Verantwortung, die dir von einer anderen Person oder Firma übertragen wurden. Während "i.A." meist für Alltagsaufgaben genutzt wird, impliziert "i.V." eine spezifische Vollmacht und oft auch eine größere Verantwortlichkeit. "ppa." drückt die höchste Stufe der Bevollmächtigung aus, gepaart mit der umfassenden rechtlichen Verantwortung, fast alle Arten von Geschäftshandlungen für ein Unternehmen zu tätigen.
Exkurs: Was ist eine Prokura?
Eine Prokura ist eine spezielle Art von Vollmacht, die vor allem im Handelsrecht von großer Bedeutung ist. Wenn eine Firma einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin, den so genannten Prokurist*innen, eine Prokura erteilt, erhalten diese Personen weitreichende Befugnisse, um im Namen der Firma zu agieren. Dies beinhaltet das Ausführen von Rechtshandlungen, die weit über das Tagesgeschäft hinausgehen können.
Der Umfang der Prokura ist gesetzlich definiert und umfasst fast das gesamte Spektrum kaufmännischer Tätigkeit. Ein*e Prokurist*in darf Rechtshandlungen tätigen, wie Verträge schließen, Darlehen aufnehmen, Grundstücke belasten oder auch Klagen vor Gericht führen. Es gibt jedoch bestimmte Grenzen: So kann beispielsweise der Verkauf oder der Erwerb von Immobilien oder die Auflösung der Firma nicht durch einen Prokuristen vorgenommen werden, es sei denn, er oder sie hat dafür eine gesonderte Befugnis erhalten.
Die Prokura wird durch einen Eintrag im Handelsregister für jedermann sichtbar gemacht und ist damit ein Zeichen sowohl für das große Vertrauen, das der Firma in die Person des Prokuristen geschenkt wird, als auch für die hohe Verantwortung, die mit dieser Position einhergeht. Einer der Hauptvorteile einer Prokura ist, dass sie den Geschäftsbetrieb flexibel und effizient hält, indem sie sicherstellt, dass wichtige Entscheidungen schnell getroffen und umgesetzt werden können, auch wenn die Geschäftsführung selbst nicht verfügbar ist.
Durch die Erteilung der Prokura zeigt das Unternehmen auch nach außen, dass es einen stabilen und zuverlässigen Geschäftspartner besitzt, der mit weitreichenden Kompetenzen ausgestattet ist. Allerdings sind mit dieser Position auch Risiken verbunden, denn rechtlich kann die Firma für die Handlungen ihres Prokuristen voll zur Verantwortung gezogen werden. Daher ist es wichtig, dass Prokuristen ihre Rolle und die damit verbundenen Grenzen und Pflichten genau kennen und verstehen.
Wer darf im Auftrag unterschreiben?
Grundsätzlich darf jede geschäftsfähige Person, also jede Person, die das 18. Lebensjahr vollendet hat und nicht durch psychische Krankheit oder Ähnliches in ihrer Geschäftsfähigkeit eingeschränkt ist, im Auftrag unterschreiben. Allerdings ist es nicht damit getan, einfach den Stift in die Hand zu nehmen und das Papier zu signieren. Damit die Unterschrift rechtlich gültig ist, muss eine klare Befugnis vorliegen. Diese Befugnis wird in Form einer Vollmacht erteilt.
Eine solche Vollmacht kann in unterschiedlichen Formen vorliegen: als Dokument, das explizit für einen bestimmten Anlass ausgestellt wurde, oder als allgemeine Vollmacht, die eine Person berechtigt, in verschiedenen Angelegenheiten tätig zu werden. In Unternehmen ist häufig die Rede von einer Handlungsvollmacht oder auch Prokura, die besonders weitreichende Rechte einräumt. Die Vollmacht regelt, in welchem Rahmen agiert werden darf.
Ein Beispiel: Eine*r Assistent*in könnte von seiner*ihrer Führungskraft eine Vollmacht erhalten, um Korrespondenzen zu unterzeichnen. Diese Vollmacht kann aber ebenso spezifizieren, dass sie nur für Routinegeschäfte gilt und nicht für Vertragsabschlüsse oder andere rechtlich bindende Erklärungen.
Entscheidend ist stets, dass die vertretungsberechtigte Person sowohl die Tragweite ihrer Handlung versteht als auch die Interessen der Person oder des Unternehmens, für die sie handelt, korrekt repräsentiert. Im Zweifel ist es immer ratsam, sich zu vergewissern, dass die Vollmacht gültig und ausreichend für die anstehende Unterschriftenleistung ist.
Die Grenzen einer Vollmacht
Wenn du jemals in die Situation kommst, im Auftrag einer anderen Person zu handeln, solltest du genau über den Umfang deiner Befugnisse Bescheid wissen. Jede Vollmacht ist durch ihre Art und ihren Inhalt klar definiert und setzt bestimmte Grenzen für das Handeln des*der Bevollmächtigten.
Eine Sondervollmacht ist speziell auf ein einzelnes Rechtsgeschäft oder Ereignis zugeschnitten. Wenn du also nur einmalig für eine bestimmte Aufgabe – etwa die Unterzeichnung eines bestimmten Dokuments – ermächtigt wirst, ist dies die passende Form der Vollmacht. Ähnlich ist die Einzelvollmacht: Diese beschränkt die Befugnisse auf bestimmte Geschäftsbereiche bzw. -tätigkeiten.
Demgegenüber steht die Gattungsvollmacht, auch Artvollmacht genannt. Sie eignet sich besonders für sich wiederholende Aufgaben wie die regelmäßige Unterzeichnung von Bestellungen. Sie bleibt wirksam, bis sie ausdrücklich widerrufen wird und kann eine Vielzahl von Geschäften einer bestimmten Art abdecken.
Die umfassendste Form ist die Generalvollmacht oder auch Handlungsvollmacht. Mit einer solchen Vollmacht darfst du weitreichende Entscheidungen treffen und nahezu alle rechtlichen Handlungen ausführen, die in den Bereich der Vertretungsmacht fallen.
Beim Unterschreiben unter solchen Vollmachten ist es wichtig, sich des korrekten Zusatzes zu bedienen. Typischerweise werden Einzel- und Gattungsvollmachten mit "i.A." unterzeichnet, um zu verdeutlichen, dass im Auftrag und nicht auf eigene Rechnung gehandelt wird. Unabhängig von der gewählten Abkürzung: Es ist letztlich die zugrunde liegende Vollmacht, die den rechtlichen Rahmen deiner Handlungen bestimmt und nicht die Bezeichnung, die du der Unterschrift beigefügt hast.
So helfen dir E-Signature Softwares beim Unterschreiben
Du kannst oder willst keine Person benennen, die in deinem Auftrag unterschreiben? Dann helfen dir Softwares für elektronische Signaturen (E-Signaturen) weiter! Durch die Verwendung solcher Softwares lassen sich viele Herausforderungen, die mit physischen Unterschriften einhergehen, erfolgreich meistern:
Ein Hauptvorteil von E-Signatur-Softwares ist die Unabhängigkeit von Ort und Zeit. Egal, ob du dich auf einer Geschäftsreise am anderen Ende der Welt befindest oder du kurzfristig von zu Hause aus arbeiten musst: Mit einer E-Signatur kannst du Dokumente schnell und sicher signieren. Dabei entfällt die Notwendigkeit, persönlich anwesend zu sein oder auf eine Vertretung zurückzugreifen, die im eigenen Namen unterschreibt. Dies ist besonders vorteilhaft in dringenden Fällen, in denen Verzögerungen teuer oder sogar geschäftsschädigend sein könnten.
Hinzu kommt, dass E-Signaturen nicht nur praktisch, sondern auch gesetzlich anerkannt und rechtlich bindend sind. Moderne E-Signatur-Softwares verfügen über starke Verschlüsselungstechniken und bieten eine lückenlose Dokumentation der Signaturprozesse. Verifizierungsmechanismen stellen sicher, dass die Identität des Unterzeichners echt ist und die Integrität des Dokuments gewahrt bleibt. Mehr dazu findest du in unseren Ratgebern:
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Fazit: Im Auftrag unterschreiben muss nicht kompliziert sein!
Grundsätzlich gilt: Wenn du für jemand anderen unterschreibst, hängt viel davon ab, welche Befugnis du hast: "i.A." zeigt, dass du im Auftrag handelst, meist bei Routineaufgaben, bei denen du kein volles Risiko trägst. "i.V." bedeutet, dass du eine konkrete Vollmacht hast und oft auch mehr Verantwortung übernimmst. Und falls du einmal "ppa." vor deinem Namen stehen hast, spielst du in der obersten Liga der Bevollmächtigten – das ist das Zeichen für eine Prokura, die dir fast grenzenlose Geschäftsmacht gibt. Egal, welches Kürzel du nutzt, vergiss nicht: Deine Unterschrift steht für Vertrauen und Verantwortung, also mach dich vorher schlau über deine Befugnisse.
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Nils ist SEO-Texter bei OMR Reviews und darüber hinaus ein echter Content-Suchti. Egal, ob Grafik, Foto, Video oder Audio – wenn es um digitale Medien geht, ist Nils immer ganz vorne mit dabei. Vor seinem Wechsel zu OMR war er fast 5 Jahre lang als Content-Manager und -Creator in einem Immobilienunternehmen tätig und hat zudem eine klassische Ausbildung als Werbetexter.
