Performance Reviews auf Augenhöhe – Mehr Effektivität und Commitment durch ehrliche Mitarbeiterbeurteilungen

Wenn wir unsere Eltern fragen, wie viele Mitarbeiterbeurteilungen bei ihnen zu Beginn ihrer Karriere stattgefunden haben, werden sie uns vermutlich von trockenen Mitarbeiter- oder Jahresgesprächen erzählen. Das liegt daran, dass sich früher kaum Zeit für regelmäßige Performance Reviews genommen wurde und Mitarbeiter*innen nur dann abseits dieser Gespräche zur Seite genommen wurden, wenn etwas gar nicht gepasst hat.

Heute ist die Lage anders. Um unsere Mitarbeiter*innen zu halten, ihnen Weiterentwicklungsmöglichkeiten aufzuzeigen und gleichzeitig ihre Effektivität und ihre Motivation zu steigern, lohnt es sich, öfter als nur einmal pro Jahr Mitarbeitergespräche zu führen und ehrliches Feedback einzuholen.

Warum brauchen wir regelmäßige Mitarbeiterbeurteilungen?

Wir Menschen suchen stets nach Bestätigung. Wir wollen wissen, ob wir die Dinge richtig angehen, wo wir stehen und ob wir uns auf einem guten Weg befinden.

Performance Reviews sind eine gute Möglichkeit, unseren Mitarbeiter*innen diese Bestätigung zu geben und gleichzeitig weitere Potenziale aufzuzeigen. Wichtig ist allerdings, dass beide Seiten, Arbeitgeber und Mitarbeiter*in, hier gegenseitig Feedback geben und es nicht nur um die Seite der Arbeitnehmer*innen geht. Natürlich soll es darum gehen, wie der oder die Mitarbeiter*in die beste Leistung erbringen kann, gleichzeitig muss dafür vom Arbeitgeber auch die richtige Umgebung geschaffen werden. Beide Seiten sollen danach wissen, wo sie stehen und können von Termin zu Termin sehen, wie sich die Zusammenarbeit entwickelt hat.

Wenn Mitarbeiter*innen sich in Performance Reviews gesehen fühlen und das Gefühl erhalten, konstruktives Feedback zu erhalten, aber auch selbst welches geben zu können, kann das sehr positive Auswirkungen auf die Mitarbeiterbindung und die Effektivität haben.

Welche Arten von Mitarbeiterbeurteilung gibt es?

Es gibt ganz unterschiedliche Wege, um die Arbeit der eigenen Mitarbeiter*innen zu beurteilen. Es lassen sich zum einen qualitative und quantitative Beurteilungen unterscheiden. Zum anderen ist eine Beurteilung je nach zeitlichem Rahmen zu unterscheiden. Welche Art von Performance Review nötig ist, hängt dabei in der Regel von der Seniorität der Person sowie von der Art der Arbeit ab.

Bei Recruiter*innen ist es beispielsweise sinnvoll, den Fokus zuerst auf eine quantitative Beurteilung zu legen, da es im Recruiting viel um Zahlen geht und daraus viele Rückschlüsse auf die Qualität gemacht werden können.

Bei einem Content Marketer hingegen sollte der Fokus eher auf der Beurteilung der Qualität der Texte liegen und danach geschaut werden, wie evtl. die Quantität erhöht werden kann.

Darüber hinaus benötigen juniorige Mitarbeiter*innen und Mitarbeiter*innen, die noch nicht lange in der Firma sind, natürlich regelmäßigere Performance Reviews und klares Feedback als seniorige Mitarbeiter*innen, die bereits viel Erfahrung haben und wissen, wie sie arbeiten sollen.

In den meisten Fällen lohnt es sich aber, ein einheitliches System für Performance Reviews zu etablieren, z.B. Monats-, Quartals- und Jahresgespräche bei allen Mitarbeiter*innen und zusätzliche wöchentliche Termine gerade bei noch unerfahrenen Personen. Das sorgt dafür, dass sich niemand bevormundet oder zu wenig beachtet fühlt.

Was brauchen Führungskräfte, damit Performance Reviews gelingen?

Führungskräfte sollten in einem ruhigen Ton und mit sachlichen Themen in jede Mitarbeiterbeurteilung hineingehen. Der Fokus soll darauf liegen, auf Augenhöhe Feedback zu geben und möglichst objektiv die Fachkompetenz zu beurteilen.

Besonders ausschlaggebend ist aus diesem Grund der Start in das Gespräch. Hier sollte von Anfang an deutlich gemacht werden, dass beide Seiten Zeit und Raum für mitgebrachte Themen haben. Außerdem sollten vorab einige Themen gesammelt werden, die auf der Agenda stehen.

Nun liegt die größte Führungsqualität darin, nicht nur zu loben und damit zu zeigen, wie dankbar man für die Arbeit der Person ist, sondern auch schwierige Themen anzusprechen, Verbesserungspotenzial aufzuzeigen und die Mitarbeiter*innen zu noch besserer Arbeit anzuspornen.

Dabei hilft vor allem die oben angesprochene sachliche Gesprächsebene und das Argumentieren mit Zahlen, Daten und Fakten und weniger mit Gefühlen und persönlichen Eindrücken.

Zudem müssen Führungskräfte hier zwischen den Zeilen lesen können und / oder gute Fragen stellen können, um Wünsche und Unsicherheiten ihrer Mitarbeiter*innen ebenfalls in diesen Gesprächen zu ergründen.

Welche Themen sollten in jeder Performance Review angesprochen werden?

Mitarbeitergespräche sollen vor allem auf die Personalentwicklung einzahlen, schließlich ist es das Ziel, dass die Mitarbeiter*innen in der eigenen Firma wachsen, aufsteigen, immer mehr erreichen und gern bleiben. Dieser Punkt sollte also immer übergeordnet in jeder Review mitgedacht werden.

Nach dem Intro folgt in der Regel als Erstes die fachliche Beurteilung. Hier können sich Kriterien wie Zahlen, Texte, OKRs oder individuell vereinbarte Zielsetzungen angesehen werden. Wie intensiv in diese Themen hineingegangen wird, kommt immer auf das Format und den Umfang der Beurteilung an.

Daran anschließend können neue Ziele festgelegt sowie Maßnahmen überlegt werden, wie diese Ziele erreicht werden können. Dabei sollte vor allem im Vordergrund stehen, wie einerseits die Mitarbeiter*innen selbst daran arbeiten können und wie andererseits die Firma unterstützen kann, z.B. durch die Finanzierung einer Weiterbildung oder die Etablierung eines Buddy-Programms für die Person. Auch Bonuszahlungen und Beförderungen können hier kommuniziert werden.

Nachdem alle fachlichen Themen besprochen wurden, sollte auch noch die Möglichkeit bestehen, persönliches Feedback zu geben, beispielsweise zum Verhalten gegenüber Kolleg*innen oder wie zufrieden die Mitarbeiter*innen mit der Unternehmenskultur und ihrem Umfeld sind. Im besten Fall sollte dieser Teil allerdings deutlich kleiner ausfallen als die fachliche Beurteilung.

Um die besprochenen Themen festzuhalten, ist es wichtig, diese nach dem Termin in einer Personalsoftware wie Personio oder Factorial HR festzuhalten und neue Aufgaben und Workflows in Tools wie Asana oder Notion herunterzubrechen.

Welche Herausforderungen solltest du beachten?

Performance Reviews sind oft für beide Seiten aufregend. Gerade wenn es sich nicht nur um eine wöchentliche Review handelt, sondern ein Quartals- oder Jahresgespräch.

Gebt deshalb allen Seiten genug Zeit und plant Termine frühzeitig oder fortlaufend z.B. mit dem Google Kalender und erinnert alle Beteiligten 1 Woche früher daran, sich in Ruhe vorzubereiten.

Macht zusätzlich vorab deutlich, worum es in der Mitarbeiterbeurteilung geht. Das verhindert, dass die Mitarbeiter*innen beispielsweise große Sorgen vor dem Gespräch haben, weil sie denken, ihre Arbeit wäre nicht zufriedenstellend oder umgekehrt, dass immer davon ausgegangen wird, dass mit jeder Performance Review auch eine Beförderung ansteht.

Zuletzt ist es wichtig, Feedback gut und transparent zu kommunizieren und Beispiele mitzubringen, um eure Argumente verständlich zu transportieren und wenig Raum für emotionale Diskussionen zu lassen.

Für diese Termine ist es gut, wenn beide Seite sich im Office treffen können. Das ist deutlich wertschätzender und hilft euch dabei zu sehen, wie eure Mitarbeiter*innen mit eurem Feedback umgehen.

Wie zahlt das alles nun auf eure Unternehmensziele ein?

Ihr könnt als Firma nur weiterkommen, wenn alle in eurem Team an einem Strang ziehen, verstehen, wo ihr hin möchtet und Lust haben, mit euch zu wachsen. Wenn ihr allerdings nicht mit euren Leuten darüber sprecht, was sie vielleicht noch besser machen können und ihr andersherum auch keine Informationen erhaltet, was ihr noch besser gestalten könnt, um einen guten Nährboden für eure Ziele zu schaffen, erreicht ihr nur Stillstand.

Performance Reviews helfen euren Mitarbeiter*innen besser zu sehen, wo sie aktuell stehen und an welchen Stellen sie sich noch verbessern können. Genau diese Einschätzung in Kombination damit, dass ihr ihnen die Hand reicht, um Maßnahmen für ihre Weiterbildung und Weiterentwicklung zu ergreifen, kann ein großer Motivator für euer Team sein, bei euch zu bleiben und die Entwicklung bei euch zu machen und nicht in einer anderen Firma.

Welche Tools können für einen effizienten Beurteilungsprozess eingesetzt werden?

Für erfolgreiche Performance Reviews könnt ihr ganz verschiedene Tools nutzen und kombinieren.

• Jobshop von talentsconnect: Erwartungen transparent zu kommunizieren, beginnt schon bei der Erstellung eurer Stellenanzeigen und eurer Karriereseite. Hierbei kann euch Jobshop helfen. Außerdem werden dort eure Bewerberzahlen genau analysiert und ihr könnt schnell Anpassungen vornehmen, wenn ihr beispielsweise zu seniorig gesucht habt.
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• Google Kalender: Was einmal im Kalender steht, kann dann schwierig vergessen werden. Deshalb solltet ihr für alle Mitarbeiterbeurteilungen wiederkehrende Termine einstellen.
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• Personio: Zum Festhalten aller wichtigen Entwicklungsschritte und zur Dokumentation der einzelnen Gespräche an einem Ort könnt ihr sehr gut Personio nutzen. Vom Bewerbungseingang bis zum Offboarding habt ihr hier alles in einem Tool.
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• Asana: Performance Reviews haben nur dann eine Wirkung, wenn besprochenes danach auch umgesetzt wird. Mit Asana könnt ihr in verschiedenen Boards, Ziele und OKRs festhalten, Projekte planen und erreichte Erfolge dokumentieren.
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• Sage Lohnabrechnungen: Nichts ist schlimmer als eine kommunizierte Beförderung oder ein kommunizierter Bonus ohne eine entsprechende Überweisung am Ende des Monats. Mit Sage Lohnabrechnungen könnt ihr ganz einfach die Lohnabrechnungen eurer Mitarbeiter*innen anpassen.

Fazit

Personalbeurteilung klingt im ersten Moment erstmal nach einer richtig unangenehmen Aufgabe. Am Ende sind es aber im besten Fall nur offene und transparente Gespräche mit den eigenen Mitarbeiter*innen. Dabei kann man viel darüber lernen, wie das Team tickt, wie gut Onboarding, Weiterbildungen und Prozesse gestaltet sind und was Menschen brauchen, um langfristig zu wachsen.

Wer dabei auf Augenhöhe kommuniziert, konstruktives Feedback gibt, die Hand zur Unterstützung reicht und auch selbst Feedback annimmt, wird damit seine Organisation um ein großes Stück weiterbringen.

Mehr über HR-Management und Bewerbermanagementsysteme findest du in den entsprechenden Kategorien von OMR Reviews. Entdecke auch passende Tools für die Messung der Mitarbeiter-Performance auf OMR Reviews.