Multiprojektmanagement: So organisierst du mehrere Projekte gleichzeitig

In der heutigen Geschäftswelt ist es keine Seltenheit mehr, gleichzeitig mehrere Projekte zu managen. Dieser Bereich wird als Multiprojektmanagement bezeichnet und verlangt hohes Organisationstalent, klare Übersicht und ausgeprägtes strategisches Denken. Vielleicht stehst auch du vor der Herausforderung, deine Projektlandschaft so zu steuern, dass kein Anliegen zu kurz kommt, oder du möchtest wissen, wie du Ressourcen am besten verteilen und Konflikte geschickt lösen kannst.

In diesem Artikel enthüllen wir, was Multiprojektmanagement genau ist, welche typischen Herausforderungen es mit sich bringt und wie ein erfolgreiches Management dieser Projekte aussieht. Wir nehmen dich Schritt für Schritt mit durch bewährte Methoden, die dein Multiprojektmanagement optimieren und erleichtern. Zudem zeigen wir auf, wie der gezielte Einsatz von Projektmanagement-Software dir dabei helfen kann, deine Arbeit mit mehreren Projekten zu vereinfachen und welche Vorteile sich dadurch für dich und dein Team ergeben. Falls du noch mehr zu den Grundlagen von Projektmanagement erfahren möchtest, wirst du außerdem in diesen Artikel fündig:

• Grundlagen des Projektmanagements
• Die 8 meistgenutzten Projektmanagement-Methoden
• Projektmanagement mit dem V-Modell

Was ist Multiprojektmanagement?

Multiprojektmanagement ist das simultane Planen, Überwachen und Steuern von mehreren Projekten innerhalb einer Organisation. Während sich klassisches Projektmanagement auf das erfolgreiche Führen eines einzigen Projekts konzentriert, geht das Multiprojektmanagement einen Schritt weiter. Hier stehen die Koordination von Projekten, die effiziente Nutzung von Ressourcen über alle Projekte hinweg und das strategische Ausrichten des Projektportfolios im Mittelpunkt.

Die Komplexität des Multiprojektmanagements ergibt sich aus mehreren Faktoren: Jedes Projekt hat eigene Ziele, Zeitvorgaben und Budgets. Gleichzeitig konkurrieren diese Projekte oft um die gleichen Ressourcen – seien es Mitarbeiter*innen, Finanzen oder technische Hilfsmittel. Hinzu kommt, dass Projekte sich gegenseitig beeinflussen können. Deshalb ist es entscheidend, dass alle Projekte nicht nur in sich geschlossen erfolgreich ablaufen, sondern auch im Zusammenspiel mit anderen Vorhaben die übergeordneten Unternehmensziele unterstützen.

In einer Geschäftswelt, in der Agilität und schnelle Anpassungsfähigkeit gefordert sind, ermöglicht das Multiprojektmanagement es dir, parallel an verschiedenen Fronten Wertschöpfung zu betreiben. Außerdem unterstützt ein robustes Multiprojektmanagement die strategische Planung, indem es sicherstellt, dass alle Projekte auf die Gesamtziele abgestimmt sind und somit ein kohärentes Wachstum deines Unternehmens gefördert wird.

Multiprojektmanagement ist somit ein Balanceakt: Es erfordert eine klare Priorisierung, das Erkennen von Synergien und die kontinuierliche Anpassung an dynamische Marktbedingungen. Mit einer solchen Herangehensweise steigerst du letztlich nicht nur deine Effizienz, sondern verbesserst auch deine Anpassungsfähigkeit und letztendlich deine Wettbewerbsfähigkeit.

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Herausforderungen beim Multiprojektmanagement

Das Multiprojektmanagement stellt Projektverantwortliche regelmäßig vor vielfältige Herausforderungen, die das Gleichgewicht zwischen den Projekten und die Erreichung der Unternehmensziele gefährden können. Dazu gehören:

Koordination und Priorisierung von Projekten

Innerhalb des Multiprojektmanagements stößt man häufig auf ein zentrales Dilemma: den fehlenden Überblick. Dies resultiert oftmals aus der schieren Menge an aufkommenden Informationen, diversen Projektabhängigkeiten und der Dynamik der einzelnen Vorhaben. Im Herzen des Multiprojektmanagements liegt deshalb die Koordination und Priorisierung von Projekten. Erfolg bedeutet hier, das "Big Picture" im Blick zu haben und Entscheidungen zu treffen, die die Projektreihenfolge und -ressourcen auf den größtmöglichen Nutzen für das Unternehmen ausrichten. Priorisierung hilft dabei, sicherzustellen, dass strategisch wichtige Projekte die Aufmerksamkeit und die Mittel bekommen, die sie benötigen.

Ressourcenmanagement und -allokation

Effizientes Ressourcenmanagement und eine weise Allokation sind unabdingbar, um sämtliche Projekte adäquat zu versorgen. Von Projektmanager*in bis zum*zur Entwickler*in sollten alle Beteiligten ihre Rolle im Projekt genau kennen.  Die Herausforderung liegt darin, die begrenzten Ressourcen, wie Mitarbeiter*innen, Budget und Material auf eine Vielzahl von Projekten aufzuteilen, ohne die Leistungsfähigkeit zu überdehnen. Hier müssen oft schwierige Entscheidungen getroffen und flexibel auf Änderungen reagiert werden, um personelle Engpässe zu vermeiden.

Abhängigkeiten von Projekten untereinander

Nicht berücksichtigte Abhängigkeiten zwischen Projekten können ebenfalls zu schwerwiegenden Herausforderungen führen. Dies umfasst nicht nur Ressourcenabhängigkeiten, sondern auch technische, prozessuale und zeitliche Schnittstellen. Wenn solche Interdependenzen nicht früh genug erkannt und verwaltet werden, kann dies zu einem Dominoeffekt führen, bei dem Probleme in einem Projekt auf andere Projekte übergreifen und weitreichende Konsequenzen nach sich ziehen.

Falsche Prioritäten

Das Setzen von falschen Prioritäten schließlich kann dazu führen, dass Projekte, die für die Strategie und die Ziele deines Unternehmens entscheidend sind, ins Stocken geraten oder nicht die notwendige Aufmerksamkeit erhalten. Dies geschieht oft, wenn Entscheidungen von Projektmanager*innen unter Druck und ohne Einbeziehung aller relevanten Daten getroffen werden. Ein professionelles Multiprojektmanagement erfordert daher eine Priorisierung, die stets die langfristige Vision und die Kernziele des Unternehmens im Auge behält.

Zeitmanagement und Deadlines

Ein weiteres kritisches Element, das Projektleiter*innen häufig Kopfzerbrechen bereitet, ist der Zeitmangel. Das Einhalten von Deadlines ist in einem Umfeld mit mehreren sich überlappenden Projekten besonders herausfordernd. Zeitmanagement wird zur kniffligen Aufgabe, wo man stets Prioritäten im Blick haben und realistische Zeitpläne festlegen muss. Dabei hilft es, Puffer für unerwartete Verzögerungen einzuplanen, um den Gesamtverlauf nicht zu gefährden.

Stakeholder-Management

Die Interaktion mit den Stakeholdern erfordert Takt und Diplomatie, da diese das Projekt aus verschiedenen Perspektiven betrachten und unterschiedliche Erwartungen haben. Ein proaktives Stakeholder-Management umfasst das Erkennen von Anliegen, die transparente Kommunikation von Fortschritten und das Einholen von Feedback. Dies stellt sicher, dass die Projektziele mit den Interessen der Stakeholder übereinstimmen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: So gelingt dir das Multiprojektmanagement

Du merkst schon: Multiprojektmanagement kann eine komplexe Angelegenheit. Die richtige Planung und Durchführung ist deshalb das A und O für deine Projekterfolge. Um dir den Einsteig zu erleichtern, haben wir dir hier einmal die wichtigsten Schritte zusammengefasst. Natürlich können die einzelnen Schritte je nach Projektmanagementh-Methode unterscheiden:

Schritt 1: Definition der Projekte und Ziele

Beginne damit, die einzelnen Projekte und deren spezifischen Ziele zu definieren. Verliere dich aber nicht in unnötigen Details! Überlege stattdessen, wie jedes Projekt zu den umfassenden Unternehmenszielen beiträgt. Halte Informationen zu Projektumfang, erforderlichen Ressourcen, Fristen und Prioritäten fest, um einen umfassenden Überblick zu erhalten.

Schritt 2: Erstellung eines Projektportfolios

Bündle alle Projekte in einem Projektportfolio. Dieses Portfolio ermöglicht eine systematische Bewertung jedes Projekts anhand seiner strategischen Bedeutung und anderer relevanter Kriterien. Ein effektives Projektportfolio dient daraufhin als Entscheidungsgrundlage für die Priorisierung von Projekten.

Schritt 3: Ressourcenplanung und -zuteilung

Plane die benötigten Ressourcen und (Wo)men-Power sorgfältig und teile sie den Projekten zu, unter Berücksichtigung ihrer Bedeutung und Dringlichkeit. Setze Etappenziele, um Teilfortschritte messen und feiern zu können. Diese Ziele zu definieren, hilft dir auch dabei, die Ressourcennutzung besser nachzuverfolgen und bei Bedarf anzupassen.

Schritt 4: Implementierung eines Überwachungs- und Steuerungssystems

Ein zuverlässiges Monitoring und Controlling deiner Projekte sind essentiell. Nutze Software oder ein Berichtswesen, womit du den Status aller Projekte überwachen und den Beteiligten kommunizieren kannst. Dies bildet die Basis für fundierte Entscheidungen im weiteren Projektverlauf.

Schritt 5: Laufende Kommunikation und Koordination

Ein offener und regelmäßiger Austausch zwischen allen Projektleiter*innen und Teams ist für den Projekterfolg unerlässlich. Dies fördert die Zusammenarbeit, ermöglicht es, Synergien zwischen Projekten optimal auszuschöpfen und Engpässe zu vermeiden.

Schritt 6: Anpassung und Optimierung

Bleibe flexibel und passe deine Planung kontinuierlich an die Projektentwicklungen an. Wichtig dabei ist, realistische Zeiträume für jedes Projekt festzulegen, die der Komplexität und den Anforderungen der Aufgaben entsprechen. Berücksichtige dabei auch mögliche Risiken und Unwägbarkeiten.

Schritt 7: Erfolge feiern und Verbesserungen dokumentieren

Feier die erreichten Meilensteine und Erfolge mit deinem Team. Nutze die gewonnenen Erkenntnisse aus abgeschlossenen Projekten, um Prozesse zu dokumentieren und zu verbessern. Das fördert die Motivation und das Lernen innerhalb des Teams.

So helfen dir Softwares beim Multiprojektmanagement

Im Zeitalter der Digitalisierung sind Softwarelösungen für das Projektmanager*innen unverzichtbare Hilfsmittel geworden. Sie bieten dir die notwendige Unterstützung, um die Komplexität zu managen, die mit der gleichzeitigen Steuerung mehrerer Projekte einhergeht. Lass uns genauer betrachten, wie diese Softwares dir im Alltag helfen können:

Zentralisierte Datenhaltung

Ein wesentlicher Vorteil von Projektmanagement-Software ist die Fähigkeit, alle projektrelevanten Daten zu zentralisieren. Das bedeutet, dass alle Informationen an einem Ort gespeichert und für berechtigte Teammitglieder zugänglich sind. Diese einheitliche Datenbasis ermöglicht einfaches Abrufen von Statusupdates, Budgetübersichten und Terminplänen, was wiederum zu transparenteren und schnelleren Entscheidungen führt.

Intuitive Planungstools

Softwares bieten in der Regel eine Reihe von Werkzeugen zur Projektplanung – von Gantt-Diagrammen über Kanban-Boards bis hin zu komplexen Ressourcenplanungsmodulen. Diese Tools unterstützen dich bei der visuellen Aufbereitung von Projektzeitplänen und Ressourcenzuteilungen, wodurch die Planung effizienter und übersichtlicher wird.

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Echtzeit-Kommunikation und -Kollaboration

Die meisten Projektmanagement-Tools unterstützen die interne Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit. So kannst du Aufgaben zuweisen, Feedback geben, Diskussionen führen und Dokumente teilen, ohne das System verlassen zu müssen. Dadurch minimierst du die Gefahr von Missverständnissen und förderst ein proaktives Arbeitsklima.

Ressourcenmanagement

Eine Kernfunktion von Multiprojektmanagement-Software ist das Ressourcenmanagement. Die Systeme ermöglichen es, den Überblick über die Verfügbarkeit von Mitarbeiter*innen, Budgets und Materialien zu behalten. Mithilfe von Dashboard-Ansichten und Berichten kannst du Engpässe frühzeitig erkennen und die Ressourcenallokation dementsprechend anpassen.

Fortschrittstracking und Reporting

Die fortlaufende Kontrolle des Projektfortschritts ist entscheidend. Mit einer Projektmanagement-Software kannst du den Fortschritt jedes Projekts tracken und automatisch Reports generieren. Diese Berichte können dann in Meetings verwendet oder mit Stakeholdern geteilt werden, um alle Beteiligten auf dem neuesten Stand zu halten.

Risikoanalyse und -management

Vorab Risiken zu erkennen und darauf zu reagieren, ist entscheidend für den Projekterfolg. Softwares helfen dir, potenzielle Risiken zu analysieren und Gegenmaßnahmen zu planen. Darüber hinaus bieten sie oft die Möglichkeit, Risiko-Logs zu führen und so das Risikomanagement zu institutionalisieren.

Skalierbarkeit und Anpassbarkeit

Die richtigen Tools wachsen mit deinem Unternehmen und passen sich deinen Bedürfnissen an. Sie können häufig personalisiert werden, um deinen spezifischen Anforderungen im Multiprojektmanagement gerecht zu werden – sei es durch individuelle Workflows, benutzerdefinierte Felder oder Integrationen mit anderen Softwaresystemen.

Die Top 7 Tools für Projektmanagement auf OMR Reviews

Du bist noch auf der Suche nach der passenden Software? Dann schau doch mal in unserer Kategorie für Projektmanagement-Software vorbei! Dort findest du eine Übersicht der gefragtesten Tools basierend auf verifizierten Nutzerwertungen. Sieben der beliebtesten Tools haben wir dir hier schon einmal mitgebracht: 

awork

Notion

Asana

Trello

monday.com

Stackfield

Jira

Fazit: Darauf kommt es beim Multiprojektmanagement an

Das Gelingen des Multiprojektmanagements hängt von einer harmonisierten und strategischen Herangehensweise ab, die alle Projekteinsätze intelligent koordiniert. Ein Schlüsselelement ist die Priorisierung innerhalb deiner Projektlandschaft, die sicherstellt, dass Ressourcen effektiv verteilt und kritische Deadlines eingehalten werden. Ebenso unerlässlich sind klare Kommunikationswege und ein transparenter Informationsfluss, die das Team auf dem Laufenden halten und Missverständnisse vermeiden. Zudem sind ein starkes Stakeholder-Management und die fortlaufende Anpassungsfähigkeit an Änderungen entscheidend für den Projekterfolg. Effizientes Multiprojektmanagement bedeutet auch, realistische Zeiträume zu definieren, um Qualitätsstandards zu wahren und Engpässe zu vermeiden.