Desk Sharing: So funktioniert das Shared-Office-Konzept

In der wettbewerbsorientierten Geschäftswelt von heute suchen Unternehmen ständig nach innovativen Wegen, um Kosten zu senken und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. Das Desk-Sharing-Konzept ist eine dieser Möglichkeiten. Hierbei sind die Mitarbeiter*innen nicht an einen festen Arbeitsplatz gebunden, stattdessen teilen sie sich die Schreibtische. Für Unternehmen bedeutet das eine Kostenreduzierung als auch eine Optimierung der Büroflächen. In diesem Artikel stellen wir dir das Desk-Sharing-Konzept vor und gehen auf dessen Vorteile als auch Voraussetzungen ein.

Wie funktioniert ein Büro ohne feste Arbeitsplätze?

Die Corona-Pandemie hat die Art und Weise, wie wir heutzutage arbeiten, nachhaltig beeinflusst. Buzzwords wie Remote Work und Homeoffice wurden nicht nur populär, sondern auch zur Norm in vielen Branchen. Bei diesen Arbeitsmodellen müssen die Mitarbeiter*innen nicht jeden Tag im Büro erscheinen. Dies hat dazu geführt, dass immer mehr Arbeitsplätze unter der Woche leer stehen. 

Um die Gemeinkosten zu senken, haben die Unternehmen begonnen, sich mit einem neuen Konzept namens Desk Sharing zu befassen. Hier haben die Mitarbeiter*innen keine festen Arbeitsplätze. Sie kommen ins Büro und können jeden freien Schreibtisch nutzen. Nach der Bürozeit sind sie dann verpflichtet, alle persönlichen Gegenstände vom Arbeitsplatz zu entfernen und ihn für die nächsten Mitarbeiter*innen zu reinigen.

Definition: Was ist Desk Sharing?

Desk Sharing ist eine Variante eines flexiblen Arbeitsplatzes, bei dem sich die Mitarbeiter*innen die Schreibtische teilen. Es gibt keine zugewiesenen Plätze für die einzelnen Mitarbeiter*innen. Stattdessen können sich die Mitarbeiter*innen frei im Büro bewegen und die Arbeitsplätze nutzen, die gerade verfügbar sind. Sie müssen sich lediglich anmelden, um Zugriff auf die für ihre Arbeit relevanten Programme und Dateien zu erhalten.

Vom Desk Sharing profitieren insbesondere Unternehmen, in denen die Mitarbeiter*innen ins Büro kommen können, wann sie wollen, oder die rotierenden Arbeitszeiten nutzen. Andere Begriffe für Desk Sharing sind „Office Sharing“, „Shared Desk“ und „Flexible Office“.

Welche Desk-Sharing-Konzepte gibt es?

Nachfolgend findest du die gängigsten Desk-Sharing-Modelle: 

Hot-Desk-Prinzip 

Das Hot-Desk-Prinzip oder Hot Desking ist ein Modell der gemeinsamen Arbeitsplatznutzung, bei dem die Mitarbeiter*innen jeden verfügbaren Schreibtisch oder Raum belegen können. Es basiert auf dem Grundsatz „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“, was verhindert, dass Mitarbeiter*innen Schreibtische reservieren, die sie nicht nutzen. Besonders effektiv ist das Hot-Desk-Prinzip in hybriden Arbeitsbereichen, in denen die Raumnutzung stark fluktuieren kann. Hot Desking bietet Teammitgliedern die Möglichkeit, mit Kollegen und Kolleginnen zusammenzuarbeiten, die sie sonst vielleicht nicht sehen würden. Dies kann dazu beitragen, bestehende Beziehungen zu stärken, neue Verbindungen zu knüpfen und das abteilungsübergreifende Verhältnis zu verbessern.

Hoteling 

Hoteling (manchmal auch Office Hoteling, Desk Booking oder Desk Hoteling genannt) ermöglicht es den Beschäftigten, ihre Arbeitsplätze über Desk-Booking-Systeme zu reservieren, bevor sie das Büro betreten. Auf diese Weise können die Mitarbeiter*innen ihre Arbeitsumgebung an ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können zum Beispiel zwischen Ruhezonen oder mehreren Schreibtischen für kollaboratives Arbeiten wählen. Darüber hinaus wird durch Hoteling das Risiko minimiert, dass Mitarbeiter*innen am Standort ankommen, aber keinen freien Arbeitsplatz vorfinden.

Activity Based Working (ABW)

Activity Based Working ist ein flexibles Bürokonzept, bei dem die Mitarbeiter*innen ihren Arbeitsort je nach den Aufgaben des Tages selbst wählen können. Anstatt einen bestimmten Schreibtisch zugewiesen zu bekommen, erhalten sie Zugang zu einer Vielzahl von Arbeitsbereichen, darunter private Büros, Besprechungsräume und Räume für die Zusammenarbeit. 

Dieser Ansatz ermutigt die Mitarbeiter*innen, den ganzen Tag über in Bewegung zu bleiben und in verschiedenen Umgebungen zu arbeiten. So kann ein*e Mitarbeiter*in zum Beispiel morgens in einem ruhigen Raum konzentriert arbeiten, nachmittags für Teambesprechungen in einen Gemeinschaftsraum wechseln und dann den Rest des Tages von zu Hause aus arbeiten.

Die Vorteile von Desk Sharing

• Optimale Raumnutzung

Desk Sharing ermöglicht es Unternehmen, Schreibtischflächen einzusparen und ihre Büroräume wirtschaftlicher zu nutzen. Dadurch werden die Kosten für Immobilien und Büromöbel gesenkt.

• Flexibilität

Im Gegensatz zum klassischen Arbeitsmodell können sich die Mitarbeiter*innen beim Shared-Desk-Konzept einen Arbeitsplatz aussuchen, der ihren täglichen Arbeitsanforderungen entspricht. Wenn beispielsweise ein Gruppenprojekt ansteht, können die Gruppenmitglieder für die Dauer des Projekts nebeneinander liegende Schreibtische beziehen. Wenn ein*e Mitarbeiter*in allein an einem Projekt arbeitet, kann er*sie auch einen ruhigen Schreibtisch in der Ecke buchen, um Ablenkungen zu vermeiden.

• Weniger Unordnung

Wenn ein*e Mitarbeiter*in einen fest zugewiesenen Schreibtisch hat, entsteht im Laufe der Zeit oft eine Menge Unordnung. Dabei kann es sich um Tassen, Dokumente, Schreibwaren oder sogar Lebensmittel handeln. Beim Desk Sharing hingegen müssen die Mitarbeiter*innen jeden Tag ihren Schreibtisch säubern und räumen.

• Steigert den sozialen Zusammenhalt

In größeren Büros bedeutet ein fester Arbeitsplatz oft, dass die Mitarbeiter*innen engere Beziehungen zu den Kollegen und Kolleginnen an den Schreibtischen um sie herum aufbauen. Beim Desk Sharing interagieren die Mitarbeiter*innen jeden Tag mit anderen Personen – sei es aus einem anderen Team oder sogar einer anderen Abteilung. Dies fördert die sozialen Kompetenzen und sorgt für einen engeren Zusammenhalt der Belegschaft.

Die Nachteile von Desk Sharing

• Arbeitsplatz ist weniger persönlich

Ein fester Schreibtisch bedeutet, dass die Mitarbeiter*innen den Raum mit ihren persönlichen Gegenständen wie Bildern, Postern und Kalendern ausstatten können. Da es beim Desk Sharing keine zugewiesenen Arbeitsplätze gibt, geht für die Mitarbeiter*innen der persönliche Charakter ihres Arbeitsplatzes möglicherweise verloren. Sie müssen am Ende des Tages alle Gegenstände wieder einpacken, wodurch sich der Raum unvertraut anfühlt.

• Nimmt Zeit in Anspruch

Im Büro anzukommen und sich an einen festen Arbeitsplatz zu begeben, ist normalerweise mit wenig Aufwand verbunden. Ihre Mitarbeiter*innen finden dort bereits alles vor, was sie brauchen. Beim Desk Sharing müssen die Beschäftigten erst einen freien Schreibtisch finden, ihre Sachen auspacken und sich dann an die neue Umgebung gewöhnen. Dies kann Zeit kosten, die für produktivere Dinge genutzt werden könnte.

• Mangelnde Sauberkeit

Die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen vermeidet zwar Unordnung, kann aber zu einer Herausforderung werden, wenn es um die Einhaltung der Hygiene geht. Da die Arbeitsplätze von verschiedenen Arbeitenden genutzt werden, müssen sie ordnungsgemäß desinfiziert werden, bevor ein*e neue*r Mitarbeiter*in sie übernimmt. Das bedeutet, dass Reinigungsmittel wie Desinfektionsmittel und -tücher immer in der Nähe des Schreibtischs vorhanden sein sollten. Auch sollten die Mitarbeiter*innen angewiesen werden, ihren Arbeitsplatz zu reinigen, wenn sie ihn nicht mehr benutzen.

• Es führt zu Konflikten am Arbeitsplatz 

Wenn es keine zugewiesenen Arbeitsplätze für die Mitarbeiter*innen gibt, kann es zu Streitigkeiten um die verfügbaren Tische kommen. Für die Angestellten kann dies zu Stress führen, da die Mitarbeiter*innen jeden Tag nach freien Arbeitsplätzen suchen und ihren Schreibtisch einrichten müssen.

• Stellt eine Herausforderung für den Support und die IT-Infrastruktur dar

Dein Unternehmen muss möglicherweise in zusätzliche IT-Ressourcen investieren, um die für Desk Sharing erforderliche Technologie zu unterstützen. Das IT-Team muss außerdem die Reservierung von Arbeitsplätzen verwalten und sicherstellen, dass die Mitarbeiter*innen Zugang zu den erforderlichen Geräten und Softwares haben. Darüber hinaus muss die IT-Infrastruktur robust genug sein, um die erhöhten Anforderungen an die Netzwerkkonnektivität und die Sicherheit in einer Shared-Workspace-Umgebung zu erfüllen.

Welche Desk Sharing Regeln sind wichtig?

Damit sich Desk Sharing für deine Mitarbeiter*innen auszahlt, solltest du die folgenden Regeln implementieren:

• Befolgen Sie das White-Desk-Prinzip: Beim Desk Sharing arbeiten mehrere Mitarbeiter*innen abwechselnd am selben Arbeitsplatz. Daher ist es wichtig, dass jede*r den Schreibtisch sauber und frei von persönlichen Gegenständen und Arbeitsmaterialien verlässt. So wird sichergestellt, dass der*die nächste Mitarbeiter*in seinen*ihren Schreibtisch ordentlich vorfindet. Als Arbeitgeber*in musst du den Beschäftigten Mülleimer in ihrer Nähe bereitstellen, um ihnen die Reinigung ihres Arbeitsplatzes zu erleichtern. Überdies solltest du den Küchenbereich mit Reinigungsmitteln ausstatten und Feuchttücher im Büro aufstellen.

• Persönliche Geräte stummschalten: Der Lärmminderung sollte beim Desk Sharing eine zentrale Bedeutung zukommen. Das Büro ist zwar keine Bibliothek, aber es ist auch kein Ort für laute, ablenkende Musik oder Klingeltöne, die alle paar Minuten ertönen. Um sicherzustellen, dass deine Mitarbeiter*innen nicht durch Störgeräusche abgelenkt werden, solltest du sie bitten, ihre persönlichen Geräte stumm zu schalten. Wenn sie ein persönliches Gespräch führen müssen, solltest du sie auffordern, in einen anderen Raum zu gehen.

• Bei Unwohlsein zu Hause bleiben: Apropos Gesundheit – es gibt noch eine weitere unumstößliche Regel, welche Arbeitnehmer*innen stets befolgen sollten. Wenn sich deine Mitarbeiter*innen unwohl fühlen, müssen sie zu Hause bleiben. Dadurch wird das Risiko minimiert, Kollegen und Kolleginnen anzustecken, insbesondere in einer Desk-Sharing-Umgebung. Um den Rückstand aufzuholen, kannst du ihnen die Möglichkeit einräumen, bis zur Genesung aus dem Homeoffice zu arbeiten.

Welche Desk-Sharing-Voraussetzungen sollten im Büro gegeben sein?

Um Desk Sharing in deinem Workspace zu implementieren, sollten folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Desk-Sharing-Software

Obwohl Hot Desking in vielen Unternehmen beliebt geworden ist, kann das Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ zu Chaos und Frustrationen führen. Um dies zu verhindern, benötigst du eine Software für die Schreibtischreservierung sowie ein Integrated Workplace Management System (IWMS). Das IWMS analysiert, wie deine Büroräume genutzt werden und hilft dir, die Arbeitsfläche optimal einzusetzen. Die Buchungssoftware hingegen zeigt alle tagsüber verfügbaren Schreibtische an und ermöglicht es den Angestellten, ihren Wunscharbeitsplatz zu buchen. So können alle Mitarbeiter*innen dort arbeiten, wo sie sich wohlfühlen, ohne sich mit ihren Kollegen und Kolleginnen um einen Platz streiten zu müssen.

Hinweis: Je nach Anbieter, gibt es auch IWMS, die wie eine Buchungssoftware funktionieren.

2. Ausstattung und technische Infrastruktur

Da deine Mitarbeiter*innen beim Desk Sharing keinen festen Arbeitsplatz haben, musst du ihnen die nötige technische Infrastruktur und Ausstattung zur Verfügung stellen. So muss zum Beispiel im gesamten Büro ein leistungsfähiges WLAN verfügbar sein.

Je nach Art deines Unternehmens kann es erforderlich sein, Arbeitslaptops für die Mitarbeiter*innen anzubieten, die sie überallhin mitnehmen können. Auf diesen sollen zudem alle relevanten Programme bereits installiert sein. Außerdem sollten höhenverstellbare Stühle und Tische sowie Monitore in verschiedenen Größen vorhanden sein. Dies beugt Haltungsproblemen vor und ermöglicht ein effektiveres Arbeiten.

3. Unterschiedliche Workspace-Arten

Damit Desk Sharing reibungslos abläuft, muss die Büroaufteilung den Bedürfnissen und Erwartungen der Mitarbeiter*innen entsprechen. So sollte es beispielsweise getrennte Arbeitsbereiche für Mitarbeiter*innen geben, die gerne allein arbeiten und ruhige Bereiche für diejenigen, die sich auf ihre Arbeit konzentrieren wollen. Zusätzlich sollten schallisolierte Räume für Konferenzen und persönliche Telefongespräche vorhanden sein. Außerdem benötigen deine Mitarbeiter*innen gemütliche Räume für Teambesprechungen und Brainstorming sowie Gemeinschaftsräume für die Pausen.

Die besten Desk-Sharing-Softwares

Egal, ob du eine Lösung für Workspace Management, eine Schreibtischbuchungssoftware oder beides suchst – hier findest du eine Übersicht der besten Tools:

desk.ly

Flexopus

deskbird

Robin

LIZ Smart Office

SHIAWA

DEIN RAUM

Condeco

TEOS

DeskNow

Skedda

Yoffix Desk Booking

Pult

Buuky

Seatti

anny

orgavision

Humanoo

Rimoto Desk Booking

HR Puls

Wenn du mehr über Desk Sharing oder andere hybride Arbeitsmodelle erfahren möchtest, solltest du OMR Reviews besuchen. Hier erfährst du nicht nur etwas über Arbeitsplatzstrategien und lernst Möglichkeiten zur Optimierung deiner Büroräume kennen. Wir stellen dir auch diverse Desk-Sharing-Tools, ihre Funktionen und Preise vor und helfen dir, die beste Lösung für dein Unternehmen zu finden.