Service, aber smart: Wie digitale Formulare deine Kundenprozesse optimieren

Fast jedes Unternehmen braucht heutzutage einen Kundensupport, um Kundenzufriedenheit und -bindung zu gewährleisten. Dieses Team hat viel mit Fragebögen und Dokumenten zu tun. Und viel zu oft gelangen die Daten händisch von den ausgedruckten Bögen in die elektronische Datenbank. Das ist nicht nur nervig, ineffizient und fehleranfällig, sondern auch äußerst monoton für deinen Arbeitsalltag.

Dabei gibt es mittlerweile doch Möglichkeiten, die Information digital zu übertragen. Durch den Einsatz digitaler Formulare kannst du in wenigen Schritten den gesamten Prozess vereinfachen und beschleunigen. Und deine Kund*innen sind obendrein zufriedener mit deinem Support. In diesem Artikel verraten wir dir, wie digitale Fragebögen deinen Kundenservice optimieren können – nicht nur für Versicherungen, sondern in verschiedensten Branchen.

So helfen dir digitale Formulare im Kundenservice

Überall, wo Kundenkommunikation stattfindet, bieten sich Digitalisierung und Automatisierung an. Das minimiert den Einsatz von Papier sowie lange Wartezeiten für die physische Bearbeitung der Dokumente oder die postalische Zustellung. Hierfür sind digitale Formulare am naheliegendsten: Statt deine Kund*innen Papierfragebögen ausfüllen zu lassen, kannst du alle relevanten Informationen schließlich auch virtuell abfragen. Dasselbe gilt, wenn du eine Unterschrift einholen willst. Einige Vorteile spielen dir dabei in die Karten: 

• Kundenzufriedenheit: Deine Kundschaft wird feststellen, dass es schneller und bequemer ist, ein digitales Formular auszufüllen. Zudem werden sich die Kund*innen über schnellere Bearbeitungszeiten freuen, was die Kundenbindung stärkt.
• Effizienzsteigerung: Dein Team profitiert ebenso von der reibungslosen Interaktion sowie der raschen Datenübertragung. Dank der Entlastung durch die digitalen Formulare haben deine Mitarbeitenden mehr Zeit für aufwendige Fälle. Außerdem lassen sich die Bearbeitungszeiten stark verkürzen, da Rückfragen generell beschleunigt werden oder wegfallen.
• Qualitätssicherung: Formulare in Papierform sind aufgrund mehrerer Einzelschritte (von Ausfüllen bis Bearbeiten) fehleranfällig und erfordern so einen größeren Aufwand oder einen Gegencheck. Digitale Fragebögen sind exakter und machen dein Business erfolgreicher. 

Digitale Formulare können jedoch auch Vertragsänderungen erheblich erleichtern. Du musst hierbei nämlich auch wieder keine Papierformulare rausschicken und kannst nur das abfragen, was wirklich relevant für die Neuformulierung ist.

So könnte eine digitale Vertragsänderung mit elektronischer Signatur aussehen (Quelle aller Screenshots: Flixcheck)

Diese Software unterstützt dich bei der Erstellung von digitalen Formularen 

Damit du Kundschaft und Team den Einsatz digitaler Formulare ermöglichen kannst, benötigst du eine Software. Diese kannst du in Prozesse wie Vertragsabschluss, Onboarding oder Customer Support einbinden. Ein solches Tool ist Flixcheck. 

Flixcheck bezeichnet sich selbst als digitalen Assistenten für Unternehmen jeder Größe. Zu den Features zählen neben digitalen Formularen, ausfüllbare PDF sowie elektronische Signaturen, um noch mehr Zeit im Vertragswesen zu sparen. Hauptziel des Tools ist es, einen reibungslosen Informationsaustausch zwischen Unternehmen und Kund*innen zu gewährleisten – sogar auf deren Smartphones in der mobilen Version.

Dieser Leitfaden von Flixcheck zeigt dir, wie du digitale Formulare für dein Kundenservice einsetzt.

Da die Server von Flixcheck in Deutschland stehen, wird stets DSGVO-konform gearbeitet. Außerdem sorgen diverse Anpassungsmöglichkeiten und nicht zuletzt die künstliche Intelligenz „Flix.Ai“ für ein maßgeschneidertes Benutzererlebnis. Vorlagen erleichtern dir das Leben, da sie bereits existieren und auf Use Cases individuell anpassbar sind. Doch auch ganz ohne Vorlagen kannst du einfach eigene individuelle Checks mithilfe des Baukastensystems erstellen.

On top lässt sich das Tool in das CRM-System deiner Wahl integrieren.

Das praktische Baukastensystem unterstützt die Erstellung digitaler Formulare.

So setzt du Flixcheck Schritt für Schritt bei der Bereitstellung von digitalen Formularen ein:

1. Wähle eine Vorlage aus der Template-Sammlung oder baue dir deinen Check selbst zusammen. Dabei unterstützt dich auch die künstliche Intelligenz Flix.Ai.
2. Passe das Formular so an, dass es zu deinem Use Case passt.
3. Versende den Fragebogen oder binde ihn online in den spezifischen Prozess ein.

Flixcheck richtet sich an ganz unterschiedliche Branchen: Von Telekommunikationsunternehmen über Steuerberatung, das Immobiliengeschäft und Finanzdienstleister hin zu Handwerksbetrieben, Floristik und sogar Kitas – digitale Formulare sind die Zukunft des Customer Supports für unterschiedliche Sektoren.

Wähle in Flixcheck eine passende Textform für das digitale Formular aus und biete die mobile Unterschrift als Feature an.

Doch auch Energieversorger profitieren von der Benutzung der Fragebögen: 

1. Jemand möchte zu deinem Stromversorgungsunternehmen wechseln. Wenn du ein digitales Formular herausschickst oder auf deiner Homepage verfügbar machst, sparst du viel Vorbereitungszeit deines Teams.
2. Aufgrund der zahlreichen Anpassungsoptionen (Kontaktdaten, Textfelder, SEPA-Informationen etc.) kannst du das Formular mit Flixcheck ganz auf deine Anforderungen und die Bedürfnisse deiner Kundschaft zuschneiden.
3. Die künftigen Kund*innen können schnell und bequem den Fragebogen ausfüllen und erhalten kein Standardschreiben ohne individuelle Bezugnahme.
4. Beim Vertragsabschluss kannst du die elektronische Unterschrift nutzen.
5. Dein Team profitiert davon, dass alle relevanten Daten direkt elektronisch erfasst sind und die neuen Kund*innen unmittelbar eine automatische Benachrichtigung (etwa zum Onboarding) bekommen – das spart Zeit und Ressourcen.

Durch die Einbindung von Flixcheck auf der Website wird übrigens ein Self-Service für die Kund*innen bereitgestellt. Das ermöglicht ihnen so z. B. die selbstständige Änderung der eigenen Stammdaten (Telefon, Mail, Adresse etc.).

Erstellung eines neuen Flixcheck-Workflows mit digitalen Formularen

Fazit: Digitale Formulare – die beginnende Digitalisierung für Kundenprozesse

Ob für neue Dokumente wie Kundenverträge oder Vertragsangleichungen – digitale Formulare bringen den Digitalisierungsprozess für deinen Kundenservice richtig voran. Wenn du nämlich so häufig wie möglich auf analogen Informationsaustausch verzichtest, wird deine Kundenkommunikation effizienter, kostengünstiger und weniger fehleranfällig. 

Zudem sind deine Nutzer*innen zufriedener und bleiben dir als Kundschaft länger treu. Alle Seiten profitieren daher von digitalen Formularen, die du beispielsweise mit Tools wie Flixcheck erstellst. Auch die Versicherung Gothaer nutzt die Funktionen des digitalen Assistenten für ihre Customer-Prozesse. Doch in nahezu jeder Branche mit Kundenkontakt bietet sich die KI-gestützte Technologie an, um sozusagen flix die Daten zu checken. 

Du willst mehr über die Möglichkeiten erfahren, die digitale Formulare bieten? Lasse dich von Flixcheck beraten und lege direkt mit der Optimierung deiner Prozesse los.